Iniciativas Tecnológicas: Actualmente, los proyectos que involucran Tecnología de Información han dejado de ser vistos como un gasto, hoy son proyectos de inversión con un costo asociado pero un beneficio tangible esperado por la alta dirección. El reto para las organizaciones es claro: mientras no sean capaces de mostrar el valor que genera la inversión tecnológica, el proyecto no será aprobado. El reto no es sencillo, sobre todo cuando es el área de sistemas y no el negocio quien generalmente se encarga de este tipo de temas. Dado lo anterior, una labor relevante de todo ejecutivo de negocio es desarrollar y ejecutar capacidades que le permitan lograr esa relación entre opciones de valor y la forma de capitalizarlas, incluido el uso de Tecnología de Información como habilitador clave.
Iniciativas Tecnólogicas: Sintec – Caso de Negocio para la compra de tecnología
SINTEC ha desarrollado e implementado exitosamente una metodología que ayuda a las organizaciones a justificar la inversión en Tecnología de Información, ligando la generación de valor a los habilitadores que dicha tecnología proporciona. Nuestra solución se basa en 5 elementos fundamentales, como podemos observar en la Figura 1.
1. Mapeo y análisis de los procesos y prácticas de negocio.
El primer paso consiste en tener un reconocimiento objetivo del estado actual de los procesos y prácticas de negocio y de la estructura organizacional. Mientras no se identifique esto, difícilmente vamos a poder hacer recomendaciones de mejora. Mediante la aplicación de nuestra metodología, procedemos a generar los mapas y el estado actual de los procesos y prácticas de negocio. Una vez hecho esto, realizamos una serie de talleres de validación que permita consensuar el estado actual del negocio en términos de análisis, conclusiones, implicaciones y siguientes pasos. Un análisis de madurez de procesos de la cadena se realiza para asegurar que la implementación tecnológica generará el valor esperado. En otras palabras, logramos entender qué se tiene que hacer en los procesos para que la empresa saque provecho de la tecnología.
Los entregables de esta fase son:
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Mapas de procesos.
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Análisis cuantitativos y cualitativos del estado actual.
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Análisis de madurez de la cadena.
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Principales áreas de oportunidad.
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Conclusiones, implicaciones y siguientes pasos.
2. Definición de mejores prácticas, requerimientos de información y organización.
Ya con el entendimiento de la situación actual, y el análisis de madurez de procesos de la cadena, pasamos a definir una mejor plataforma de operación y gestión del negocio. Al tener identificadas las principales áreas de oportunidad, las clasificamos en procesos, prácticas, habilitadores y organización; y partimos de estos elementos para definir un modelo de negocio que permita a la empresa lograr sus objetivos económicos y estratégicos. En términos de las prácticas, se clasifican en críticas y no críticas lo que nos ayuda en el proceso de justificación y evaluación de la tecnología.
Los entregables de esta fase son:
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Nuevos mapas de procesos.
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Propuesta de prácticas detallando impacto, beneficio y nivel de importancia.
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Requerimientos de Tecnología de Información.
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Matriz de impacto y beneficio de la Tecnología de Información.
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Requerimientos organizacionales.
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Definición de indicadores de desempeño.
3. Evaluación de socios tecnológicos.
El siguiente paso consiste en buscar la herramienta que mejor se ajuste a las necesidades de negocio definidas en el punto anterior; y establecer un marco de negociación que permita a la organización obtener un buen acuerdo con los proveedores de tecnología. Definimos qué procesos y prácticas debe soportar la tecnología para que estemos seguros que la inversión va a generar los beneficios esperados. En este sentido, evaluamos las funcionalidades según el nivel de importancia de la práctica que habilitan. Diseñamos los criterios de evaluación y decisión. Generamos escenarios de valoración y obtenemos consenso de la organización sobre cuál es la herramienta que mejor se adapta a los procesos de negocio y que va a permitir capitalizar el valor que pueden generar habilitadores de este tipo.
Los entregables de esta fase son:
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Áreas de oportunidad (GAPS) de sistemas actuales.
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Cuantificación de áreas de oportunidad (costo de desarrollo, compra nueva, implementación, etc).
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Criterios de decisión con escenarios de valoración.
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Posibles socios tecnológicos.
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Documento RFI y manejo de relación con posibles socios.
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Documento de calificación y evaluación de RFI.
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Documento RFP y calificación del mismo.
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Script de demostraciones y visitas a clientes.
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Estrategia de negociación.
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Estrategia de implementación.
4. Caso de Negocio de opciones factibles.
Esta fase tiene como objetivo poner en «blanco y negro» por qué la empresa debe de invertir en Tecnología de Información; en otras palabras «¿en dónde está el valor?».
Iniciamos ligando la tecnología a las capacidades que el negocio debe desarrollar. En función de esto contestamos 2 preguntas:
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¿Qué beneficio económico se puede alcanzar mediante la implementación?
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¿Qué riesgo existe en caso de no hacerlo, qué elementos voy a dejar de capitalizar?
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Procedemos entonces a proyectar la situación actual, la implementación propuesta y el riesgo de no hacer nada.
Finalmente, ligamos los indicadores económicos a los indicadores tácticos, y estos a su vez, a las prácticas operativas que serán habilitadas por la tecnología.
Los entregables de esta fase son:
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Proyecciones de situación actual.
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Proyecciones de implementación propuesta.
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Riesgo de no hacer nada.
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Mapa de indicadores económicos y tácticos afectados.
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Caso de Negocio: TIR (Tasa Interna de Retorno), VPN (Valor Presente Neto), Payback ( Número de años en los que se paga el proyecto), UAFIR (Utilidad Antes de Financieros, Impuestos y Retenciones) proyectado al negocio y UAFIR del proyecto.
5. Preparación previa a la implementación.
Finalmente, se requiere preparar a la organización y toda la información de la empresa para lograr una rápida y exitosa implementación del sistema. Esto, aunque parece sencillo y obvio, no lo es. De hecho, es una de las principales causas por las cuales los tiempos de implementación se extienden mas allá de los compromisos establecidos, y por ende, existe una afectación económica a la empresa. En este último elemento de nuestra solución, nos enfocamos en definir un plan de trabajo para todas las actividades necesarias (ponderamos los procesos críticos), previo al arranque del proyecto. Definimos los requerimientos técnicos para soportar el proceso y la administración del nuevo sistema, y definimos el equipo responsable de la implementación y sus necesidades de capacitación.
Los entregables de esta fase son:
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Plan de trabajo con actividades, relevancia, tiempos y responsables.
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Requerimientos técnicos (equipos, servidores, etc).
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Equipo de trabajo y necesidades de capacitación.
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Administración de información (definiciones e información necesaria).
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Documento RFI y RFP para socios de implementación.
Iniciativas Tecnólogicas: Caso de éxito
Empresa de fabricación de envases que sirve a la industria de alimentos y bebidas, con un fuerte mercado de exportación.
Iniciativas Tecnólogicas: Antecedentes
Una empresa de fabricación de envases presentaba la siguiente problemática:
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Fuerte competitividad y falta de control estandarizado entre gerentes generales de cada planta. Una descentralización de las áreas de Administración, Compras y Recursos Humanos. La operación se lleva sin sistemas formales, todo se hace en Excel. Lo anterior contribuía a una baja rentabilidad del negocio (márgenes reducidos) y destapaba la necesidad de invertir en tecnología de información como un habilitador crítico.
Iniciativas Tecnólogicas: Planteamiento y Solución Sintec
Se dividió el proyecto en 3 áreas principales:
a) Procesos: Antes de operaciones poco estandarizadas y procesos autónomos y enfocados a lograr metas aisladas, rediseñamos los mismos utilizando mejores prácticas de negocio, logrando la integración y estandarización, así como el soporte mediante Tecnología de Información.
b)Organización: Se desarrolló una nueva visión y un modelo de negocio que permitieron eliminar silos de poder, incrementaron la rentabilidad, y motivaron el cambio. Esto con el objetivo de eliminar la carencia en la claridad de la visión de la empresa, la descentralización, la falta de conocimiento en temas de Cadena de Valor, sus beneficios y la resistencia al cambio.
c) Tecnología de Información: No existía conocimiento alguno sobre lo que pueden aportar las herramientas. Además, no contaban con datos al nivel adecuado que les permitiera tomar las mejores decisiones. Ante esto, se generó una cultura alrededor de la información mediante educación, generación conjunta de requerimientos, justificación, plan y estrategia de implementación.
Resultados
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Justificación de la inversión en Tecnología de Información: rentabilidad del proyecto.
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Ahorro en la consultoría de implementación.
Acerca de Sintec
Sintec es la firma de consultoría líder en generar crecimiento rentable y desarrollar ventajas competitivas a través del diseño y ejecución de Estrategias Integrales e Innovadoras de Clientes & Operaciones. Sintec cuenta con una metodología robusta y única para desarrollar competencias organizacionales basada en los elementos clave: Organización, Procesos y TI. Sintec ha realizado más de 300 proyectos en temas de Estrategias Comerciales, Operaciones y TI, con más de 100 empresas líderes en 14 países de América Latina. La trayectoria de más de 25 años convierte a Sintec en la empresa de consultoría con mayor experiencia en la región.
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